ACTA DE VINCULACIÓN, RECONOCIMIENTO Y AUTORIZACIÓN

Propiedad Horizontal → Soluciones 360 Technology (S360T)

Gestión Delegada de Cobro Prejudicial Digital mediante Cobranza 360

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IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES

La Propiedad Horizontal (PH) — Responsable Originario

El Abogado — Encargado de la PH / Mandatario de Cobro

S360T — Proveedor Tecnológico (Encargado del Abogado)

CONSIDERANDOS

I. Que la PH, debidamente constituida y con personería jurídica conforme a la Ley 675 de 2001, ha designado al Abogado para gestionar el cobro prejudicial de expensas de administración en mora de sus copropietarios, residentes y/o arrendatarios, mediante [contrato de prestación de servicios legales / poder de representación] de fecha [___].

II. Que el Abogado, en ejercicio del mandato recibido, ha contratado el Software Cobranza 360 de S360T como herramienta tecnológica de apoyo para la gestión automatizada del cobro prejudicial, mediante la suscripción del Contrato de Licencia (S360T-LEG-TOS-COB360-001) y el Anexo de Tratamiento de Datos (S360T-LEG-DPA-COB360-001).

III. Que el Software Cobranza 360 procesa datos personales y financieros de los copropietarios/residentes/arrendatarios de la PH (en adelante, los "Titulares"), lo que implica el tratamiento de datos de terceros por parte de S360T como subencargado dentro de la cadena de delegación.

IV. Que la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 1266 de 2008 exigen que el Responsable originario (la PH) tenga conocimiento y apruebe expresamente el involucramiento de nuevos encargados en el tratamiento de los datos de sus Titulares.

V. Que la PH, como Responsable originario del tratamiento de datos de sus copropietarios, tiene la obligación de verificar que los mandatarios y subcontratistas que tratan dichos datos lo hacen conforme a la normativa vigente y a los límites del mandato recibido.

VI. Que la Ley 2300 de 2023 impone restricciones horarias y de canal de contacto que aplican a todas las formas de cobro, incluido el cobro automatizado por IA, y que la PH debe conocer estas restricciones para efectos de su responsabilidad como Responsable originario.

1. OBJETO DEL ACTA

Mediante el presente documento, la PH:

1. Reconoce que el Abogado, en ejercicio del mandato de cobro otorgado, ha subcontratado el Software Cobranza 360 de S360T para la gestión automatizada del cobro prejudicial de expensas en mora.

1. Autoriza a S360T a procesar los datos personales y financieros de los Titulares (copropietarios, residentes y arrendatarios de la PH) en los términos descritos en el DPA (S360T-LEG-DPA-COB360-001), dentro del perímetro del mandato otorgado al Abogado.

1. Declara que cuenta con la base legal suficiente para autorizar el tratamiento de los datos de sus Titulares por parte de S360T, incluyendo la existencia de las autorizaciones reglamentarias o individuales requeridas.

1. Acepta los límites tecnológicos y normativos del Software Cobranza 360, incluyendo las restricciones de la Ley 2300/2023 y la Ley 1266/2008, que operan de forma autónoma en el Sistema.

2. DECLARACIONES DE LA PH

La PH, a través de su Representante Legal o Administrador, declara bajo la gravedad del juramento:

2.1. Sobre la base legal del tratamiento de datos

• El Reglamento de Propiedad Horizontal de la PH contiene cláusula expresa que autoriza el tratamiento de datos personales y financieros de los copropietarios para efectos de cobro de expensas en mora, incluyendo el uso de medios tecnológicos y automatizados.

• Los contratos de arrendamiento de unidades de la PH (cuando el Titular sea arrendatario) contienen cláusula de autorización de tratamiento de datos para cobro de expensas, o dichos arrendatarios han suscrito autorización individual.

• En caso de que el reglamento no contenga dicha cláusula, la PH cuenta con autorizaciones individuales escritas, previas y expresas de cada Titular cuyos datos serán ingresados al Sistema, y se compromete a suministrar dichas autorizaciones al Abogado antes de que los datos sean incorporados.

(Marcar la opción aplicable y adjuntar copia del reglamento o las autorizaciones como Anexo 1 del presente documento)

2.2. Sobre reportes a centrales de riesgo

Respecto al módulo de reportes a centrales de riesgo (Datacrédito, TransUnion u otras) del Software Cobranza 360, la PH declara:

• El reglamento de PH SÍ contiene autorización expresa para el reporte de datos de mora de copropietarios a centrales de riesgo. La PH autoriza al Abogado a activar este módulo para los Titulares cobijados por dicha autorización.

• El reglamento de PH NO contiene dicha autorización. La PH entiende que el módulo de reportes a centrales de riesgo no podrá ser activado para sus Titulares hasta que se obtengan autorizaciones individuales o se reforme el reglamento.

(Marcar la opción aplicable — Esta declaración es requisito para la activación del módulo de reportes en el Sistema)

2.3. Sobre la legitimidad del cobro

La PH declara que:

• Los Titulares cuyos datos serán incorporados al Sistema tienen obligaciones de administración efectivamente vencidas y exigibles, debidamente liquidadas en los libros de la PH.
• No existe, a conocimiento de la PH, ningún proceso judicial activo, acuerdo de pago vigente ni circunstancia que impida la gestión de cobro prejudicial de dichos Titulares.
• La PH se obliga a notificar al Abogado de inmediato si algún Titular realiza un pago, celebra un acuerdo de pago o inicia proceso judicial, para que el Abogado suspenda la gestión automatizada del expediente correspondiente.

2.4. Sobre el conocimiento de las restricciones del Sistema

La PH declara conocer y aceptar que:

• El Software Cobranza 360 opera con restricciones técnicas de la Ley 2300/2023: solo puede contactar Titulares de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., con prohibición absoluta los domingos y festivos.
• Las comunicaciones son realizadas por un agente de IA que se identifica como "asistente virtual", no como un asesor humano.
• El Sistema no puede amenazar a los Titulares con consecuencias penales ni divulgar su información a terceros no autorizados.
• Los honorarios prejudiciales solo se generan tras evidencia criptográfica (hash SHA-256) de al menos una gestión efectiva por etapa.

3. AUTORIZACIONES ESPECÍFICAS DE LA PH

La PH autoriza expresamente a S360T, dentro del perímetro del mandato del Abogado:

3.1. Autorización de tratamiento de datos

Autoriza a S360T a tratar los siguientes datos personales de los Titulares de la PH, exclusivamente para las finalidades del cobro prejudicial de expensas en mora:

3.2. Autorización de contacto automatizado

La PH autoriza que el Sistema contacte a sus Titulares mediante:

(Marcar los canales autorizados — El Abogado configurará en el Sistema solo los canales aquí autorizados)

3.3. Autorización de subencargados internacionales

La PH reconoce y autoriza que S360T, en la prestación del Servicio, transmite datos de los Titulares a los siguientes subencargados internacionales conforme a la Circular SIC 003/2025:

La transmisión internacional a dichos subencargados está regulada por DPA firmados con cláusulas modelo RIPD conforme a Circular SIC 003/2025.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES — COMPROMISO DE LA PH

La PH se compromete a:

1. Informar a sus copropietarios, residentes y arrendatarios sobre la existencia del Software Cobranza 360 y sobre el tratamiento de sus datos financieros, ya sea mediante comunicado interno, aviso en áreas comunes o actualización del reglamento.

1. Atender o canalizar al Abogado las solicitudes de habeas data (consultas y reclamos) que reciba directamente de los Titulares, en los plazos de la Ley: 10 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos.

1. Notificar al Abogado cuando un Titular manifieste su oposición al tratamiento automatizado de sus datos, para que el expediente correspondiente sea gestionado de forma exclusivamente manual.

1. No suministrar al Abogado datos de Titulares sin base legal vigente (ej. ex-copropietarios que ya transfirieron su unidad, Titulares cuya deuda fue extinguida, etc.).

5. RESPONSABILIDADES DE CADA PARTE

6. VIGENCIA Y EFECTOS

6.1. Vigencia

El presente documento es válido desde la fecha de suscripción y permanecerá vigente mientras esté activo el mandato de cobro del Abogado con la PH y el Contrato de Licencia del Abogado con S360T, lo que ocurra primero.

6.2. Terminación anticipada

Si la PH revoca el mandato del Abogado:

1. La PH debe notificar de inmediato a S360T mediante correo a legal@s360.tech.
2. S360T suspenderá el acceso del Abogado a los expedientes de la PH dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la notificación verificada.
3. Los expedientes en curso quedarán archivados y los datos serán puestos a disposición de la PH conforme al DPA.

6.3. Actualización de la autorización de reglamento

Si la PH actualiza su reglamento para incluir nuevas cláusulas de autorización de datos o para revocar alguna de las autorizaciones otorgadas en el presente documento, deberá notificarlo por escrito a S360T y al Abogado, y el presente documento deberá ser actualizado en consecuencia.

7. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Las controversias derivadas del presente documento que involucren directamente a la PH se resolverán conforme al esquema escalonado: negociación directa (15 días hábiles) → conciliación ante la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia (Ley 2220/2022) → arbitraje institucional para reclamaciones superiores a 50 SMLMV o juzgados civiles para montos inferiores.

Ley aplicable: República de Colombia.

FIRMAS Y SUSCRIPCIÓN

El presente documento se suscribe en tres (3) ejemplares de igual valor, uno para cada parte.

Por la Propiedad Horizontal

Nota: adjuntar como Anexo la certificación de existencia y representación de la PH o el acta de designación del Administrador.

Por el Abogado

Por S360T

ANEXOS DEL PRESENTE DOCUMENTO

Código: S360T-ACT-AUT-COB360-001 · Versión 1.0 · 2026 Documentos vinculados: S360T-LEG-TOS-COB360-001 · S360T-LEG-DPA-COB360-001 · S360T-LEG-FAC-COB360-001 Normas: Ley 675/2001 · Ley 1581/2012 · Ley 1266/2008 · Ley 2300/2023 · D. 1074/2015 · Circular SIC 003/2025 · Ley 2220/2022